En los procesos de innovación y mejoramiento continuo, es común que las metologías nos conduzcan a sesiones de "ideación". Muchas ideas podrían resultar de estas sesiones iniciales, por lo que como siguiente paso muchos profesionales utliizan diagramas de afinidad para agrupar las ideas. Las matrices de 2x2 suelen ser útiles como herramientas de agrupación por tema afín. Es una matriz muy útil cuando se deben agrupar las ideas según el nivel de Esfuerzo que requieren (financiero, tiempo, recursos, etc.) contra el Impacto (resultados, utilidad, crecimiento, etc.) esperado.

Se pueden tener mucho más de cuatro opciones a evaluar en los cuadrantes. Lo importante, y crítico, es tener una clara escala en términos de qué significa:

-Alto Impacto
-Bajo Impacto
-Alto Esfuerzo
-Bajo Esfuerzo

1. Inicialmente es recomendable crear una lista de todas las acciones a tomar que se han definido a lo largo del proyecto y durante el uso de herramientas utilizadas anteriormente.

2. Luego, se deben clusterizar las acciones con el fin de lograr resultados claros y coherentes.

3. Posteriormente, se situaran todas estas acciones en el formato de la matriz Impacto vs. Esfuerzo con la intención de definir su importancia y urgencia en el proyecto.

4. Finalmente, se debe crear un debate en torno a las conclusiones que el equipo de trabajo defina al finalizar la herramienta.

Nota: Las acciones con nivel de esfuerzo alto y bajo impacto nos consumirán muchos recursos sin ser recompensados, por lo que deberemos descartarlas. Las acciones con poco esfuerzo y un nivel bajo de impacto, son actividades menores, por lo que podremos dejarlas en un segundo plano. Las acciones de bajo esfuerzo y un impacto alto son foco de ganancias rápidas y en las que nos deberemos enfocar principalmente. Y aquellas con nivel de esfuerzo e impacto alto podrán derivar en grandes proyectos que deberemos planificar con detalle.